Dokumente – Alles an einem Ort
Geschrieben von immovio
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Monaten
Alle Dateien in immovio sind an einem zentralen Ort auffindbar, egal wo sie ursprünglich hochgeladen wurden. Mietverträge, Fotos, Betriebskostenabrechnungen, Rechnungen – alles landet automatisch in der richtigen Struktur und lässt sich jederzeit wiederfinden.
Wie Dateien organisiert sind
immovio folgt dabei der gleichen Hierarchie wie der Rest der Plattform: Objekt → Einheit → Ordner. Jede Einheit hat automatisch einen eigenen Bereich mit vordefinierten Ordnern:
Fotos enthält alle Bilder, die beim Anlegen der Einheit oder des Objekts hochgeladen wurden.
Mietverhältnis enthält den Mietvertrag und das Übergabeprotokoll, die direkt beim Anlegen des Mietverhältnisses hochgeladen wurden.
Darüber hinaus kannst du beliebig viele eigene Ordner und Unterordner erstellen, zum Beispiel für Rechnungen, Wartungsberichte oder Korrespondenz.
Wo du Dateien findest
Es gibt zwei Wege, um auf Dateien zuzugreifen:
Option 1: Direkt im Objekt / der Einheit.
Öffne ein Objekt bzw. eine Einheit über Immobilien und wechsle zum Reiter „Dateien". Hier siehst du alle Ordner und Dateien, die zu diesem Objekt / dieser Einheit gehören – inklusive automatisch angelegter Ordner für Fotos und Mietverhältnis.
Option 2: Zentraler Dateienbereich.
Klicke in der Sidebar auf „Dateien". Hier findest du alle Dateien über alle Objekte hinweg in derselben Struktur – gruppiert nach Objekt, darunter die jeweiligen Einheiten mit ihren Ordnern. Das ist besonders praktisch, wenn du schnell auf eine bestimmte Datei zugreifen willst, ohne zuerst zur Einheit navigieren zu müssen.
Dateien hochladen und Ordner erstellen
Klicke in der Einheitenansicht oder im globalen Dateienbereich rechts oben auf „Hochladen", um neue Dateien hinzuzufügen. Mit „Ordner erstellen" legst du neue Unterordner an. Alle Dateitypen werden unterstützt (max. 100 MB pro Datei).
Über das Suchfeld kannst du Dateien nach Name durchsuchen. Mit dem Tags-Filter lassen sich Dateien zusätzlich kategorisieren und filtern.
Gut zu wissen
Dokumente, die beim Anlegen eines Mietverhältnisses hochgeladen wurden (Mietvertrag, Übergabeprotokoll), können nicht gelöscht werden. Lade dort daher nur finale, unterzeichnete Versionen hoch. Für alle anderen Dateien gilt diese Einschränkung nicht.
Fotos, die beim Anlegen von Objekten oder Einheiten hochgeladen wurden, erscheinen automatisch im jeweiligen Fotos-Ordner.