Schritt 1: Grunddaten & Mietverhältnisse
Geschrieben von immovio
Zuletzt aktualisiert Vor etwa 2 Monaten
In diesem Schritt legst du die Grundlage deiner Jahresabrechnung fest: welche Kostenpositionen auf die Mieter:innen umgelegt werden und nach welchem Schlüssel die Kosten auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt werden. Die Beträge selbst kommen erst in Schritt 2 – hier geht es nur um die Struktur.
[📸 SCREENSHOT: Schritt 1 mit Kostenpositionen und Verteilungsschlüsseln]
Mietverhältnisse werden automatisch berücksichtigt
Du musst dich um Mieterwechsel oder Leerstände im Abrechnungszeitraum nicht manuell kümmern. immovio zieht alle bereits hinterlegten Mietverhältnisse automatisch heran und teilt die Kosten anteilig nach Dauer (prozentual) auf die jeweiligen Mieter:innen auf.
Kostenpositionen festlegen
Hier definierst du, welche Kosten du auf die Mieter:innen umlegen möchtest, zum Beispiel Wasser, Müll, Versicherung oder Hausreinigung. immovio zeigt dir dafür bereits eine vordefinierte Auswahl an Positionen an, aus der du wählen kannst. Über das „+"-Symbol lassen sich weitere Positionen hinzufügen.
Wichtig: Die verfügbaren Kostenpositionen sind eine fixe Liste, die du in den Plattform-Einstellungen verwalten kannst. Neue Positionen können nicht direkt im Abrechnungsprozess erstellt werden, sondern müssen zuerst dort angelegt werden. Der Grund: Kostenpositionen werden plattformweit verwendet – sie verknüpfen Transaktionen, Mietverhältnisse und Abrechnungen miteinander. Eine einheitliche Liste stellt sicher, dass alles konsistent bleibt.
In diesem Schritt legst du nur fest, welche Positionen in dieser Abrechnung vorkommen. Die konkreten Beträge gibst du in Schritt 2 ein.
Den Verteilungsschlüssel verstehen
Der Verteilungsschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten eines Gebäudes auf die einzelnen Wohnungen aufgeteilt werden. Für jede Kostenposition kannst du den passenden Schlüssel individuell festlegen:
Fläche: Die Kosten werden nach der Wohnfläche (m²) aufgeteilt.
Personen: Die Aufteilung erfolgt nach der Anzahl der Bewohner:innen.
Verbrauch: Die Kosten werden nach der tatsächlichen Nutzung verteilt.
Gleichmäßig: Alle Wohnungen tragen die Kosten zu gleichen Teilen.
%-Anteil: Du legst die Aufteilung individuell in Prozent fest.
Heiz- & Warmwasserkosten
Heiz- und Warmwasserkosten werden in der Jahresabrechnung gesondert ausgewiesen, weil das Gesetz eine getrennte Abrechnung vorschreibt. Für den Verteilungsschlüssel gilt: Grundsätzlich müssen Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch abgerechnet werden, sofern das technisch möglich ist (z. B. wenn Zähler vorhanden sind). Nur wenn eine verbrauchsabhängige Abrechnung nicht möglich ist, darf ein anderer Schlüssel verwendet werden.
So gehst du vor
Öffne die Jahresabrechnung und starte den Prozess. Der Abrechnungszeitraum sowie Gebäude und Wohnungen sind bereits vorausgefüllt.
Prüfe die vorgeschlagenen Kostenpositionen und aktiviere jene, die du in dieser Abrechnung berücksichtigen möchtest. [📸 SCREENSHOT: Liste der Kostenpositionen mit aktivierten Einträgen]
Möchtest du eine Kostenposition hinzufügen, die noch nicht in der Liste steht, lege sie zuerst in den Plattform-Einstellungen unter „Betriebskosten" an und kehre dann hierher zurück.
Wähle für jede Kostenposition den passenden Verteilungsschlüssel aus. [📸 SCREENSHOT: Dropdown mit Verteilungsschlüssel-Optionen]
Prüfe die Heiz- & Warmwasserpositionen und stelle sicher, dass der gewählte Verteilungsschlüssel den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Klicke auf „Weiter", um zu Schritt 2 zu gelangen.