Transaktionen: Einnahmen und Ausgaben erfassen

Unter Finanzen > Transaktionen führst du alle tatsächlichen Geldflüsse rund um deine Immobilien zusammen, also Einnahmen wie Mieten oder Kautionen und Ausgaben wie Reparaturen oder Verwaltungskosten. So hast du jederzeit einen Überblick über deine Bilanz und offene Posten, statt alles in Excel oder im Kontoauszug zu suchen.

Was du auf der Transaktionen-Seite siehst

Ganz oben findest du vier Kennzahlen: deine gesamten Einnahmen, deine Ausgaben, die Bilanz (Einnahmen minus Ausgaben) und die noch offenen Posten.

Darunter listet die Tabelle jede Transaktion mit Belegdatum, Titel, Kategorie, Zuweisung (zu Objekt und Einheit), Status und Betrag auf. Die Einträge sind nach Monaten gruppiert, am Ende jedes Monats siehst du die Monatssumme. Über die Suche sowie die Filter nach Immobilie und Zeitraum grenzt du die Liste schnell ein.

Transaktionen und Mieteinnahmen: der Unterschied

Das ist die häufigste Verwechslung, deshalb kurz vorab: Transaktionen zeigen nur tatsächliche Geldflüsse, also was wirklich ein- oder ausgegangen ist. Mieteinnahmen zeigen zusätzlich die erwarteten Mieten, auch wenn noch nichts bezahlt wurde.

Ein Beispiel: Bezahlt ein Mieter seine fällige Miete nicht, taucht sie unter Mieteinnahmen als überfällig auf, unter Transaktionen aber gar nicht, weil ja keine Zahlung stattgefunden hat.

So legst du eine neue Transaktion an

Klick oben rechts auf Neue Transaktion. Der Assistent führt dich in fünf Schritten durch:

1. Allgemeine Daten: Wähle, ob es eine Einnahme oder eine Ausgabe ist. Optional kannst du hier schon einen Beleg oder eine Rechnung hochladen (PDF, JPG, PNG, WebP).

2. Kontakt: Wähle den zahlenden Kontakt (bei Einnahmen) bzw. den Empfänger (bei Ausgaben) aus. Du kannst auch ohne Kontakt fortfahren oder direkt einen neuen Kontakt anlegen.

3. Details: Vergib einen Titel und optional Notizen, Belegnummer und Fälligkeit. Belegdatum und Kategorie sind Pflicht. Bei Einnahmen stehen die Kategorien Mieteinnahmen, Kautionseingang und Sonstiges zur Wahl.

4. Betrag & Zuordnung: Trag den Bruttobetrag ein. Bei Bedarf aktivierst du Umsatzsteuer hinzufügen, dann rechnet immovio Netto, USt und Brutto automatisch auseinander. Über Zuordnung & Verteilung kannst du den Betrag prozentual oder betragsmäßig auf mehrere Objekte und Einheiten aufteilen.

5. Zusammenfassung: Prüf alle Angaben und speichere die Transaktion.

Beleg scannen

Statt alles von Hand einzutippen, kannst du in Schritt 1 einen Beleg hochladen und scannen lassen. immovio liest die erkennbaren Daten automatisch aus und füllt die Felder vor. Wird ein Kontakt erkannt, der noch nicht existiert, kann dieser inklusive E-Mail und Telefonnummer direkt mit angelegt werden.

Transaktionen mit dem Bankkonto verknüpfen

Taucht in der Liste das Verknüpfungs-Symbol auf, ist die Transaktion mit einer Banküberweisung verbunden. Das passiert bei Mieten automatisch, einzelne Transaktionen kannst du aber auch manuell verknüpfen: Dazu wählst du unter Finanzen > Bankkonten den passenden Bankumsatz aus und verbindest ihn mit der bestehenden Transaktion.

Gut zu wissen

Über Exportieren kannst du deine gefilterte Transaktionsliste herausziehen, etwa für die Steuerberatung oder dein eigenes Reporting.